Владельцы международного бизнеса занимаются внешнеэкономической деятельностью, или ВЭД. Документация для таких сделок отличается от той, которая необходима для совершения сделок внутри страны. Одним из главных документов является инвойс.
Что такое инвойс: объяснение простыми словами
РФК Групп
Что такое инвойс?
Проформа-инвойс
Коммерческий инвойс
Функции
Содержание документа
Последствия ошибок неправильного оформления
Итак, что такое инвойс, как его выставить, что в нем необходимо прописать? Как оплатить инвойс от контрагента из-за рубежа?
Клиенты РФК Групп, которые занимаются ВЭД, сталкиваются с необходимостью предоставления в таможенные и налоговые органы, а также в банк документов, требуемых при перевозке груза из Китая. Сотрудники помогут подготовить коммерческие, банковские, бухгалтерские и прочие документы на импортную поставку товара согласно требованиям таможенного, валютного и налогового законодательства РФ, порекомендуют, как подготовить подтверждающие документы для снижения риска корректировки таможенной стоимости и избежать излишней уплаты таможенных платежей. Каждый клиент может бесплатно проконсультироваться с нашим экспертом, получить защиту от непредвиденных ситуаций при международной сделке.
Что такое инвойс?
Инвойс — это документ согласно которому оплачивают товары и услуги в международной коммерческой деятельности. Он содержит ключевые сведения о сделке, реквизиты, по которым иностранный контрагент может проводить оплату. В некоторых случаях он может совмещать функции договора и счёта на оплату.
Оформлением документа занимается продавец товаров или поставщик услуг. Инвойсы бывают двух видов.
Проформа-инвойс
Это предварительный документ с прописанными сведениями о самой продукции, ее объеме, цене. Так покупатель может сразу получить максимум информации о предстоящей сделке.
На предварительном этапе содержание можно при желании корректировать: например, изменить объем поставки.
Проформа-инвойс оформляется для частично оплаченной или бесплатно отправляемой продукции, для демонстрационных образцов, гарантийных грузов.
Коммерческий инвойс
Это официальное основание, чтобы оплатить поставку. В таком документе уже нельзя изменить объём, цену, прочие характеристики: необходимо строгое соответствие указанным данным.
С применением коммерческого инвойса проходят таможенный, валютный контроль.
На основании документа переводить средства можно только однократно. Если сотрудничество с партнёром проходит на регулярной основе, подходящее решение — выставление инвойса к договору один раз и его дальнейшее копирование с изменением цены, суммы, прочих параметров.
Функции
Владельцу бизнеса документ нужен, чтобы:
пройти таможенное оформление грузов — уполномоченные органы проводят расчет налогов, сборов, пошлин на основании инвойса, он же служит для определения стоимости поставки, указываемой в декларации;
пройти валютный контроль, агентом которого выступает банк, который проверяет международный платёж, чтобы не допустить нарушения закона, «отмывания денег».
Инвойс, контракт, прочая документация служат для обоснования любого перевода, даже если сумма составляет лишь несколько долларов.
При прохождении валютного контроля необходимо отчитываться в зависимости от суммы. Так, если совершается сделка на 3 млн. рублей или менее, то валютный контроль производится банком в упрощенном режиме. Если же сумма составляет 3 млн рублей и выше, то валютному контролю со стороны банка нужны контракт, инвойс на поставку для открытия паспорта импортной сделки и присвоении уникального номера контракта. Данный номер обязательно указывается при регистрации декларации на товары в таможенном органе.
Содержание документа
Утвержденной общей формы документа нет, поэтому допускается свободная форма. Главное, чтобы были указаны ключевые данные:
дата и номер оформления;
информация о продавце и покупателе;
наименование продукции с подробным описанием, количество;
цена за единицу, общая стоимость;
условия проведения оплаты, реквизиты, крайняя дата;
дополнительные уточняющие сведения.
Оплатить сделку необходимо строго в указанный период. Поэтому указать дату можно с запасом, чтобы контрагент точно успел совершить перевод.
В документе указывают не только сумму, которую надо будет вносить покупателю, но и валюту. Договор и инвойс могут содержать разные валюты — в этом случае надо также указывать, по курсу на какую дату будет выполняться расчет итоговой суммы.
Иностранные контрагенты часто указывают валюту своего государства. Из-за ограничительных мер доллар США, как и евро, уже не имеет такого распространения, как прежде. Более популярны валюты других стран: Китая (юань), Индии (рупии) и России (рубли). Для проведения расчётов владельцы бизнеса открывают валютные счета.
РФК Групп порекомендует в каких банках и валюте лучше открывать валютные счета в зависимости от ситуации с санкциями США и стран Запада.
Инвойс должен содержать описание продукции с предельной точностью. Могут быть указаны в том числе название (без сокращений), артикул, модель, цветовые и прочие параметры, размер, масса, особенности упаковки и прочие сведения — исходя из специфики продукта.
Если речь об услуге, то потребуется её предельно точное описание — во избежание вопросов со стороны лиц, выполняющих проверку.
Инвойс может содержать то же описание, что и контракт. Оформлять документ разрешено на любом языке, в зависимости от государства. Нередко прибегают к английскому как к международному языку, но это не обязательное условие.
Должны быть указаны все подробности параметров сделки: каково назначение продукта, что представляет собой груз (при поставке товара), за что именно вносится плата, предусмотрен ли предварительный платеж, аванс. Соблюдение требований, связанных с детальным описанием, повышает вероятность быстрого рассмотрения со стороны банка, отсутствие дополнительных вопросов и, следовательно, задержек по времени.
РФК Групп помогает клиентам оформлять коммерческие документы так, чтобы без проблем пройти валютный и таможенный контроль. Если эксперты обнаруживают неточности или ошибочно внесенные данные, они помогают внести исправления до начала валютной сделки. Наш сотрудник проконсультирует по законодательным изменениям, ответит на возникающие вопросы, отследит указанные в контракте даты, поможет не допустить штрафов, других мер ответственности.
Последствия ошибок неправильного оформления
Неправильное указание сведений в документации, которая нужна для прохождения валютного контроля, грозит потерей части средств, сниженной прибылью или убытком, наложением штрафа.
Если оформить инвойс неверно, то будут сложности при прохождении таможенного, валютного контроля. При этом сумма штрафа зачастую зависит от указанной в документе суммы.
Распространены следующие неточности, ошибки:
несоответствие сроков проведения оплаты, оказания услуг;
отсутствие сроков отправки платежа, оказания услуг, выполнения других обязательств;
неверные реквизиты для проведения оплаты;
ошибочное назначение платежа;
указание данных физического лица, а не юрлица.
РФК Групп поможет вам сориентироваться, не допустить ошибок, даже если ранее у вас не было опыта в заполнении бумаг для ВЭД.
Специалисты окажут помощь, сопроводят сделку. Среди услуг — подготовка инвойса, внешнеторгового контракта, спецификации на поставку, упаковочного листа, описания товара для целей таможенного оформления, консультации по заключению контрактов с иностранными партнерами и по российскому валютному законодательству. Эксперты подготовят документы согласно требованиям валютного контроля, не допустят штрафных санкций. Оставьте заявку для подготовки коммерческой документации для доставки груза из Китая. Наш сотрудник сам свяжется с вами, даст ответы на все вопросы.